Sus documentos llevan datos de sus clientes
Gestorías, despachos y administradores manejan información sensible de terceros. Esta página explica exactamente qué pasa con esa información cuando trabajamos juntos.
Quién responde de qué
El reparto de papeles no es un detalle formal.
Cuando automatizo el tratamiento de sus facturas, sus notificaciones o sus expedientes, esos documentos contienen datos personales de terceros: de sus clientes, de sus inquilinos, de las partes de un contrato. Usted es el responsable del tratamiento de esos datos. Yo soy un encargado del tratamiento que actúa siguiendo sus instrucciones.
Eso no es una figura retórica: es un régimen jurídico con obligaciones concretas para los dos, y determina cómo se organiza el trabajo desde el primer día.
- Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), en particular el artículo 28 sobre el encargado del tratamiento.
- Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD) de protección de datos y garantía de los derechos digitales.
- Ley 34/2002 (LSSI-CE) en lo relativo a este sitio web y a las comunicaciones comerciales.
Lo que se firma antes de empezar
Antes de recibir un solo documento suyo firmamos un contrato de encargo del tratamiento. En ese contrato queda por escrito, y sin ambigüedad:
- Qué categorías de documentos y de datos voy a tratar, y para qué finalidad exacta.
- Qué proveedores tecnológicos intervienen, en qué país está cada uno y con qué garantías de transferencia internacional cuando corresponde.
- Durante cuánto tiempo se conserva cada archivo de trabajo y cómo se acredita su borrado.
- Qué medidas de seguridad se aplican: cifrado en tránsito y en reposo, control de accesos, registro de actividad.
- Qué pasa al terminar la relación: devolución o supresión de todo, a su elección.
Ningún proveedor se incorpora sobre la marcha. Si durante el proyecto hiciera falta una herramienta que no estaba en la lista, se le comunica y se aprueba antes de usarla, no después.
Si nada puede salir de su casa
Opción para sectores con exigencias estrictas.
Hay despachos que no pueden permitir que un documento salga de su propia infraestructura, sea por su normativa sectorial, por exigencia de sus clientes o por criterio propio. Es una postura razonable y se puede trabajar así.
En ese caso el sistema se despliega en servidores que usted controla y los modelos se ejecutan en ese entorno. Es más caro y algo más lento de poner en marcha, y no siempre hace falta. Lo hablamos en el diagnóstico, con los números delante.
Qué pasa cuando el modelo duda
El punto que más preguntan y el más importante.
Un modelo que acierta el 97 % de las veces suena bien hasta que se piensa en el 3 % restante aplicado a importes que se cobran a personas. Por eso el criterio de diseño es el contrario al habitual: el sistema no intenta acertar siempre, intenta saber cuándo no está seguro.
- Cada campo extraído lleva asociada una medida de confianza.
- Por debajo del umbral acordado con usted, el campo no se carga: se aparta a una cola de revisión.
- Las comprobaciones de coherencia (que las sumas cuadren, que el identificador exista) se aplican siempre, incluso con confianza alta.
- La tasa de acierto se mide desde el primer día y aparece en el informe mensual, con los errores detectados y su causa.
Lo que necesito de usted
La responsabilidad no es solo mía. Para que esto funcione necesito de usted tres cosas concretas:
- Que designe a una persona responsable de revisar la cola de casos apartados. Sin ese papel, la automatización no es segura.
- Que me informe si alguno de sus clientes ejerce sus derechos (acceso, supresión, oposición) sobre datos que estén en tratamiento.
- Que me avise antes de ampliar el tratamiento a tipos de documento que no estaban en el contrato.
Por mi parte, mantengo en vigor un seguro de responsabilidad civil profesional durante toda la prestación del servicio, cuyo certificado le facilito al firmar.
Media hora para saber si esto le sirve
Sin presentación comercial. Me cuenta qué papeles entran cada semana y salimos con una cifra aproximada de horas recuperables.